Enterprise Resource Planning )ERP(

مهندس فرشید مکاری

[e-mail]

ERP

با به وجود آمدن فن آوری مدرن و تولد Enterprise Resource Planning (ERP) صنایع

تولیدی بیش از گذشته به شکوفایی رسیده است. اما با توجه به تغییرات سریع این فن آوری، موسسات

تولیدی باید بتوانند خود را با این تغییرات منطبق کنند تا بتوانند در رقابت بازنده نباشند. از طرف دیگر

پیاده سازی یک ERP کار ساده ای نیست. لازمه این کار، برنامه ریزی دقیق قبل از پیاده سازی است و

پیاده سازی نیز بسیار هزینه بر و گران است. چه بسیار پروژه های پیاده سازی ERP وجود داشته اند که

به علت برنامه ریزی نادرست ، ضعف نیروی انسانی و انتخاب نرم افزار نامناسب شکست خورده اند.

این تحقیق فهرستی از نرم افزارهای ERP موجود را بررسی کرده و پیشنهادهایی درباره ی 3 نرم افزار

انتخاب شده نهایی مطرح می کند تا شرکت فرضی واقع در Mid-Western Wisconsin بتواند با

استفاده از آن سیستم ERP خود را ارتقا دهد.

ERP چیست ؟

ERP مخفف Enterprise Resource Planing است. یک سیستم اطلاعاتی جدید است که در دهه

1990 در نتیجه ادغام چندین سیستم تصمیم گیری با Manufacturing Resource Planning

(MRP II) به وجود آمد.Enterprise Resource Planning به صورت زیر تعریف می شود:

مجموعه ای از ابزارهای مدیریتی گسترده شده در کل بنگاه اقتصادی که عرضه و تقاضا را متعادل می

کند، شامل قابلیت مرتبط کردن مشتریان و تهیه کنندگان مواد اولیه از طریق یک Supply Chainکامل

را دارا است، عملیات تجربه شده و موفق اقتصادی را برای اخذ تصمیم های گوناگون به کار می گیرد، و

درجه بالایی از قابلیت پردازش موازی در فروش، بازاریابی، تولید، فرآیندها، تدارکات، خرید، امور مالی،

ساخت محصولات جدید و مدیریت منابع انسانی را دارا است. و از ابن طریق به کاربران امکان می دهد تا

فعالیت اقتصادی خود را با درجات بالایی از پشتیبانی از مشتریان و بهینگی تولید و هزینه پایین تر و

مدیریت انبار بهتر اداره کند و به طور کلی پایه های تجارت الکترونیکی موثر را بنا می نهد.

به طریق مشابه ERP را به این صورت تعریف می کنند:

"سیستمی از فرآیندها، قوانین و الگوریتم های یکپارچه که برای انجام اعمال تکراری و مداوم استفاده می

شود."

در هر حال، تفاسیر و تعاریف مختلفی از ERP وجود دارد، اما نکته کلیدی در یک سیستم ERP

یکپارچگی آن است. هدف اصلی از ERP، ساختن یک سیستم کامپیوتری واحد است که بتواند تمام

فرآیندهای قسمت های مختلف یک سازمان را با اتصال آن قسمت ها به یک پایگاه داده واحد انجام دهد. با

یکپارچه شدن در قالب یک پایگاه داده واحد همه قادر خواهند بود حتی با وجود زمینه های کاری مختلف

اطلاعات مشابه را به اشتراک بگذارند و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. "نقش واقعی ERP مدیریت،

مستندسازی و استاندارد کردن فرآیند هاو داده های یک بنگاه اقتصادی است. نرم افزار مورد نظر داده

های میانی را به اطلاعات قابل لمس و استفاده تبدیل می کند و داده ها را یکپارچه می سازد و از این

طریق امکان تحلیل آنها را فراهم

می کند. بنا به نظر (Jacobs & WhyBark, 2000) ، "راحت ترین راه برای تصورERP آن است

که یک سیستم اطلاعاتی بزرگ را در نظر بگیریم که همه به آن دسترسی دارند."

برای آنکه ERP را بهتر درک کنیم بهتر است نگاهی به تحولات آن بیندازیم. بنا به نظر

(Kremzar & Wallace, 2001) ، تحولات ERP به دهه 1960 برمی گردد، هنگامی

کهMaterial Requirement Planning (MRP) برای اولین بار طراحی شد.MRP چیزی را که

به آن معادله جهانی تولید گفته می شود تحت پوشش قرار می دهد. معادله فوق شامل این چهار سوال است

:

الف – چه می خواهیم بسازیم ؟

ب – ساختن آن چقدر هزینه دارد ؟

ج – امکاناتمان چیست ؟

د – به چه نقطه ای میخواهیم برسیم ؟

پس از ساخته شدن MRP، Closed Loop MRP طراحی و ساخته شد.Closed Loop MRP از

یک سری عملیات که برنامه ریزی و اجرا را کنترل می کنند و همچنین ابزاری برای تعریف کردن اولویتها

و توانایی ها تشکیل می شود.MRP II قدم بعدی بود، که نسل بعدی Closed Loop MRP محسوب

می شد.MRP II سه فرایند جدید را تحت پوشش قرار می داد که شامل برنامه ریزی فروش، خدمات پس

از فروش، محیطی برای انجام امور مالی و شبیه سازی می باشند. نهایتا ERP از MRP II به وجود آمد

که توانایی های MRP II و چندین قابلیت دیگر را دارا بود. شکل زیر از کتاب

ERP : Making it happen اقتباس شده است. در این شکل اولین تحول با داخلی ترین دایره و

آخرین تحول با خارجی ترین دایره نشان داده شده است.

شکل 1 – سیر تحول ERP

با اینکه مفاهیم ERP , MRP , MRP II در بسیاری از سازمانها استفاده می شود، اغلب مردم در

تشخیص این مفاهیم با هم دچار اشکال می شوند و نمی توانند تفاوتهای بین آنها را تشخیص دهند. بنا به

نظر (Boyle, 2001)، MRP تشکیل شده است از کنترل انبار و سیستم برنامه ریزی تولید که جهت

سازماندهی نیاز انبار و سفارش دادن این نیاز طراحی شده است و از این اجزا تشکیل می شود: برنامه

ریزی اصلی، صورت حساب، مواد اولیه و فایل سوبق انبار.MRP نسخه پیشرفته سیستم MRP است که

سه فابلیت دیگر شامل تحلیل مالی، کنترل سیکل بازخورد و سازماندهی برنامه هاب بازاریابی را داراست.

در نهایت ERP نیز نسخه پیشرفته MRP II است با قابلیت هایی از قبیل محیط رابط گرافیکی پیشرفته

تر، قابلیت استفاده از پایگاه داده های رابطه ای، استفاده از زبانهای برنامه نویسی نسل چهارم، قابلیت

انتقال به سیستمهای مختلف و همچنین از MRP II بسیار یکپارچه تر است. در ضمن،

(Kapp, Latham & Ford-Lattam, 2001) معتقد است تفاوت بین ERP و MRP II در آنست

که ERP شامل فرایندهای مختکف تولیدی است و در ضمن ERP های جدید قادرند هم فرایندهای کاری

گسسته و هم فرایندهای پیوسته و جریانی را پوشش دهند.Wainewright در ضمن در مقاله خود به نام

ASPs and ERP خاطر نشان می سازد که MRP برای ردیابی تامین کنندگان مواد اولیه، کنترل

پیشرفت کار و خروجی تولید استفاده می شده است در حالی که ERP برای همه انواع فعالیتهای اقتصادی

به کار گرفته می شود، به اضافه فرایندهایی از جمله امور مالی، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت

نیروی انسانی. علاوه بر این، (Kremzar & Wallace, 2001) در کتاب خود به نام ERP :

Making it happen این نکته را که ERP به سه دلیل عمده از MRP II بهتر است ذکر می کند :

الف – ERP مجموعه واحدی از ابزارهای مدیریت منابع را در کل بنگاه پیاده می کند.

ب – ERP فروش و امور مالی را بصورت یکپارچه و بلادرنگ مدیریت می کند.

ج – ERP مدیریت منابع را به زنجیره خدمات مشتریان و تامین کنندگان مواد اولیه متصل می کند.

برای درک بهتر مفهوم ERP سیستم باید از پنج جنبه مختلف بررسی شود :

1 – مدیریت داده

2 – اجزای نرم افزاری که از یک پایگاه داده استفاده می کنند.

3 – نگرش تولیدی

4 – نگرش اقتصادی

5 – مدیریت دانش

(Kapp, Latham & Ford-Lattam, 2001)

شکل زیر از کتاب Integrated Learning For ERP Success گرفته شده است و سلسله

مراتب پیچیدگی ERP را از پنج جنبه ذکر شده نشان می دهد.

Figure 2. ERP Sophistication Hierarchy

شکل 2 - سلسله مراتب پیچیدگی ERP

(Kapp, Latham & Ford-Lattam, 2001)در کتاب خود ذکر می کند که برای پیاده سازی

موفقیت آمیز یک سیستم ERP سازمان باید درک عمیقی از سه جنبه ذکر شده داشته باشد. در این کتاب

جنبه اول به صورت نگاه کردن به ERP به عنوان یک پایگاه داده بسیار بزرگ که حجم عظیمی از داده

را در خود ذخیره می کند، ذکر شده است. جنبه دوم به صورت گروهی از اجزای نرم افزاری که همه به

پایگاه داده مرکزی متصل اند مطرحشده است. جنبه سوم نگرش تولیدی به ERP به جای نگاه کردن به

آن صرفا به عنوان یک برنامه کامپیوتری است. جنبه چهارم نگرش اقتصادی به ERP است. و بالاخره

جنبه پنجم نگرش به اطلاعات درون سیستم ERP به عنوان دانشی که می تواند توسط همه کارمندان

استفاده شود، است.

روش دیگر درک مفهوم ERP که توسط (Kapp, Latham & Ford-Lattam, 2001) پیشنهاد

شده است آنست که هریک از اجزاء مستقل آن را که جمعا سیستم ERP را می سازند درک کنیم. فهرست

زیر اجزاء مجتلفی که اکثر سیستمهای ERP امروزی دربر می گیرند را نشان می دهد :

 مدیریت اقتصادی و استراتژیک

 مدیریت منابع

 تصمیم گیری اجرایی

مدیریت دانش

نگرش اقتصادی

نگرش تولیدی

پایگاه داده اشتراکی

مدیریت داده

میزان

پیچیدگی

اهمیت

برای

سازمان

 مدیریت فروش و فرایندها

 پیش بینی

 مدیریت ارتباط با مشتریان

 ثبت سفارش، قیمت گذاری

 برنامه ریزی کلان تولید

 برنامه ریزی ظرفیت تولید تقریبی

 برنامه ریزی مواد اولیه مورد نیاز

 برنامه ریزی جزء به جزء ظرفیت تولید

 کنترل فعالیتهای تولیدی

 سیستم اجرای تولید

 اختصاص منابع به فرایندها

 مدیریت و برنامه ریزی پیشرفته

 امور مالی

 قیمت تمام شده

 مهندسی فرایندها

 مدیریت نیروی انسانی

 تجارت الکترونیکی

دلایل احتیاج به ERP :

قبل از سال 2000 مهمترین دلیل پیاده سازی سیستم ERP برای سازمان ها حل مشکل سال 2000 بود.

به علت فضای محدود سیستم های کامپیوتری اولیه تنها دو رقم سمت راست سال را ذخیره می کردند . در

طراحی اولیه به این مسئله که سال 2000 باعث بروز مشکل می شود توجه نشده بود. مشکل از اینجا

بوجود می آمد که صفر شدن دو رقم سمت راست سال در سال 2000 باعث بوجود آمدن تداخل و کارکرد

نادرست سیستم می شد. به همین علت پیاده سازی باید قبل از سال 2000 انجام می شدتا از شکست

سیستم جلوگیری شود.

پنج دلیل دیگر نیز برای نیاز به ERP وجود دارد :

1. برای یکپارچه سازی اطلاعات مالی

2. برای یکپارچه سازی اطلاعات سفارش مشتریان

3. برای استاندارد کردن و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید

4. برای پایین آوردن حجم انبار

5. استاندارد کردن اطلاعات منابع انسانی

(Koch, 2002)

بنا به نظر (Kremzar & Wallace, 2001)، روش اداره کردن یک کسب و کار پیوسته در حال تغییر

است و محیط رقابتی موجود دلیل اساسی نیازبه پیاده کردن سیستم ERP است. به علاوه شرکت هایی با

مشخصات زیر می توانند با موفقیت سیستم ERP یا MRP II را پیاده کنند.

 شرکت هایی که محصولی می سازند و در بازار می فروشند.

 شرکت هایی که بر حسب سفارش دریافتی محصولی را می سازند.

 شرکت هایی که برحسب سفارش محصولی را طراحی می کنند.

 شرکت هایی با محصولات پیچیده.

 شرکت هایی با محصولات ساده.

 شرکت هایی با چند کارخانه.

 شرکت هایی بایک کارخانه.

 شرکت های تولیدی که به صورت قراردادی کار می کنند.

 تولید کنندگانی که در شبکه های پخش شده کار میکنند.

 شرکت هایی که مستقیما محصول را به مشتریان تحویل می دهند.

 توزیع کنندگان عمده.

 کسب و کارهایی که به شدت وابسته به دولت هستند.

 شرکت هایی که در صنایع مونتاژ فعال هستند.

 شرکت هایی که خطوط تولید می سازند.

 شرکت های کاریابی.

 شرکت های تولیدی که با سرعت بالا محصول تولید می کنند.

 شرکت های تولیدی که با سرعت پایین محصول تولید می کنند.

با اینکه پیاده کردن یک سیستم ERP زمانبر و پرهزینه است، فواید آن ارزش هزینه و زمان آن را دارد.

با برنامه ریزی دقیق و انتخاب سیستم ERP مناسب، یک شرکت می تواند انتظار سودا زیادی از جمله

افزایش سریع بهره وری، تحویل به موقع سفارش و بالا رفتن فروش و کاهش زمانهای تلف شده، کاهش

قیمت تمام شده، مشکلات مرغوبیت و کوچپ شدن انبار را داشته باشد. (Mello, 2002) میانگین هزینه

ای که با استفاده از پیاده سازی یک سیستم کامل ERP صرفه جوسس می شود 1.6 میلیون دلار در سال

است.

عواملی که باعث شکست ERP ها می شوند

پیاده سازی یک سیستم ERP همیشه منجر به نتایج مناسب نمی شود. بسیار کمند پروژه های پیاده سازی

ERP که در بار اول جواب درست می دهند و بسیاری دیگر نیز به طور کلی شکست می خورند. بنا به

نظر (Kapp, Latham & Ford-Lattam, 2001) "مهمترین دلیل شکست پیاده سازی یک ERP

آنست که کارکنان در برابر این نرم افزار جدید مقاومت می کنند به جای آنکه خود را با آن تطبیق دهند."

ضمنا موفقیت یا شکست پیاده سازی یک سیستم ERP جدید به کیفیت نرم افزار و سخت افزار آن بستگی

ندارد بلکه به آموزش و تجربه کاربران آن وابسته است. "موفقیت هنگامی به دست می آید مه سازمان

قبل از شروع پیاده سازی سیستم ERP برنامه جامعی برای آموزش و تمرین کارمندان خود داشته

باشند." (Kapp, Latham & Ford-Latham, 2001) بر طبق نظریه موجود در

(Kapp, Latham & Ford-Latham, 2001) یک سازمان باید قبل از آنکه سیستم جدید را پیاده

کند، مشکلات مدیریتی را حل کند و نقشها را به طور کامل مشخص کند.

مسئله اساسی در ارتباط با یک سیستم ERP جدید تنها مسائل فنی نیست بلکه مسئله مهمتر برنامه ریزی

و تعیین مسئولیتها است. بدون فکر کردن به اینکه سیستم ERP چه نقشی در بنگاه ایفا می کند و بنگاه

چه انتظاری از سیستم دارد می توان با اطمینان گفت که فرایند پیاده سازی با اشکال روبرو خواهد شد. بنا

به نظر (Kapp, Latham & Ford-Latham, 2001)، "بسیاری از برنامه های آموزشی برای

سیستمهای ERP بی نظم، گیج کننده و با تکیه بر سرفصلها نامناسب تدوین مس شوند." همچنین این

منبع معتقد است :

در فرایند پیاده سازی، با آموزش به عنوان یک برنامه فرعی برخورد می شود. کلاسهای آموزشی دارای

برنامه مستقلی هستند که اصلا با شغل کارمندان ارتباطی ندارند. به همین علت برنامه های آموزشی که

توسط فروشنده نرم افزار ارائه می شوند نمی توانند به کارمندان کمک کنند تا فلسفه یکپارچگی سیستم

ERP را درک کنند. معمولا تمرکز بر روی آموزشهای فنی است نه بر یکپارچگی سیستم. گاهی آموزش

بسیار زود شروع می شود و گاه بسیار دیر. شرکت کردن یا نکردن در کلاسها اهمیت خاصی ندارند.

جلسات تمرین و آموزش به علت مسائل مهمتر تعطیل می شوند. کارکنان نقشها و مسئولیتهای جدید خود

را درک نمی کنند. برای بسیاری از سازمانها تفریحات کارمندان از تمرین سیستم ERP جدید مهمتر است.

علاوه بر این (Kapp, Latham & Ford-Latham, 2001) معتقد است که شرکتها بیشتر هزینه

خود را به مسائل فنی اختصاص می دهند تا به آموزش کارمندان.

علوه بر برنامه ریزی قبلی، تغییرات در این برنامه ها می تواند یکی از مسائل مشکل سازی باشد که

سازمان با آن روبرو است. "پیاده سازی ERP تغییرات اساسی در فرایندهای سازمانی، فرهنگی و

اقتصادی بنگاه می گذارد." (Norris, Hurley, Hartley, Dunleavy & Balls, 2000)

(Kremzar & Wallace, 2001) خاطرنشان می سازد "بسیاری از شرکتها برای موفق شدن در پیاده

کردن ERP باید روشهای گذشته خود را کنار بگذارند." این منبع ادامه می دهد "بسیاری از کارها باید به

طور متفاوت انجام شوند و این تغییرات هیچ گاه به سادگی انجام نمی گیرد." در اکثر موارد مردم ار تغییر

رویه در فعالیت یا شغلشان بیزارند، به این دلیل ساده که از تغییرواهمه دارند با اینکه این تغییر می تواند

در سود شرکت تاثیر بسزایی بگذارد و شرایط کاری را برای کارمندان بهبود ببخشد، همیشه ارمندان

بسیاری وجود دارند که روش قبلی کار خود را به روش جدید و پیشرفته ترجیح می دهند. برای اکثر مردم

تغییر روش کار سنگین تر شدن کار و عدم فرصت کافی برای انجام آن را تداعی می کند.بسیاری دیگر

نمی خواهن راههای جدیدی برای انجام دادن کارهایشان یاد بگیرند چرا که به روش قبلی عادت کرده اند.

بنابر (Norris, Hurley, Hartley, Dunleavy & Balls, 2000)، "رمز شکل گرفتن تغییرات

تمایل افراد شاغل در بنگاه برای به کار گرفتن فن آوری و روشهای جدید انجام کار می باشد."

همانطور که گفته شد هزینه پیادهسازی یک سیستم ERP بسیار بالا است جدا از هزینه نرم افزار هزینه

های مخفی دیگری نیز وجود دارد که سازمانها از برآورد آن عجزند. این هزینه ها عبارتند از : یکپارچه

سازی، تبدیل داده ها به قالبهای جدید، آزمایش کردن، مستند سازی، آموزش و هزینه های مشاوره.

(Mello, 2002)

به نظر (Kapp, Latham & Ford-Lattam, 2001) هزینه واقعی پیاده سازی سیستم ERP سه

تا ده برابر هزینه نرم افزار آن است. (Mello, 2002) تحقیقی بر روی 63 شرکت متفاوت انجام داده و

به این نتیجه رسیده است که میانگین مجموع هزینه داشتن یک سیستم ERP 15 میلیون دلار است که

شامل هزینه نرم افزار، ساعتهای کاری تلف شده، مشاوره و هزینه سخت افزار می شود. (Mello,

2002)

نگاهی به آینده ERP

برای بیش از یک دهه سیستمهای ERP تاثیر بسزایی بر روی صنایع تولیدی داشتند. امروزه سیستم

ERP علاوه بر شرکتهای تولیدی وارد صنایع دیگری مانند صنایع پزشکی، خدمات مالی، صنایع

هوانوردی و حمل و نقل نیز شده است. (Mello, 2002) بنابر (Boyle, 2002) سیستم ERP به رشد

خود ادامه داده و هم اکنون با وب و تجارت الکترونیکی آمیخته شده است و همچنین در حال استفاده از

مرورگرهای وب به عنوان رابط گرافیکی خود می باشد. علاوه بر این سیستم ERP با چهار پیشرفت زیر

در حال تکامل است :

الف – بالا بردن توانایی یکپارچه سازی و انعطاف

ب – استفاده از ابزارهای تجارت الکترونیک

ج – در بر گرفتن طیف گسترده ای از مشتریان

د – سازگاری با اینترنت

(Mello, 2002)

ایده یکپارچه سازی و انعطاف از آنجا به وجود آمده است که نرم افزار بتواند به سادگی با نرم افزارهایی

از سازندگان دیگر ارتباط برقرار کند. در گذشته کاربران اهمیت به اشتراک گزاردن اطلاعات را نمی

دانستند، اما اکنون کار اشتراکی با اطلاعات به یکی از با ارزشترین نیازهای سازمان تبدیل شده است.

به هر حال یکپارچه سازی دو یا چند نرم افزار از سازندگان یکسان یا متفاوت کار آسانی نیست. اکثر

اوقات نتیجه کار داشتن بیش از یک سیستم است به این دلیل ساده که سازمان نتوانسته آنها را با هم ادغام

کند. به همین علت سازندگان ERP به دنبال راههایی برای ساده کردن فرایند یکپارچه سازی برای

کاربران نرم افزارهای خود هستند. به علاوه نرم افزارهای نجارت الکترونیک زیر نیز به تازگی به

سیستمهای ERP افزوده شده اند(Mello, 2002) .

 مکانیزه کردن عملیات فروش که عملیات فروش معمولی و برنامه ریزی قرارهای ملاقات را تحت

پوشش قرار می دهد.

 مدیریت ارتباط با مشتریان که اطلاعات مشتریان را جمع آوری و سازماندهی می کند.

 خرید الکترونیکی، که بر بالا بردن بهره وری عملیات خرید تمرکز می کند.

 مدیریت زنجیره خدمات که برنامه ریزی و مدیریت زنجیره خدمات شرکت را مکانیزه می کند.

 دانش اقتصادی که به تصمیم گیری کمک می کند.

بنابر نظر (Mello, 2002) ERP در حال جذب طیف گسترده تری از کاربران مانند مشتریان سیار و

دیگر انواع مشتریان است.

مجله تجارت الکترونیک سال 84 اسفند ماه شماره 22

http://www.magiran.com/magtoc.asp?mgID=2810&Number=22